Les premiers jours suivant votre arrivée, vous n’aurez pas beaucoup le temps de travailler à votre bureau ou au laboratoire. Il vous faudra régler une longue liste de formalités nécessaires. Vous aurez affaire aux fonctionnaires et employés de différentes administrations, à remplir une multitude de formulaires longs et compliqués et vous serez confronté(e), pour les différentes administrations, à des horaires d’ouverture divers et variés. Vous vous demanderez certainement, comme le font d’ailleurs beaucoup d’Allemands, pourquoi l’administration allemande est si compliquée et si pointilleuse. Si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise en allemand, il est préférable de demander à une personne de votre département d’accueil de vous accompagner pour les différentes démarches car le personnel administratif ne saura peut-être pas suffisamment bien parler anglais et encore moins français pour pouvoir vous aider. Avant de se rendre dans une administration, il est recommandé de se renseigner sur les horaires d’ouverture au public. Il est préférable que vous effectuiez les différentes démarches administratives pendant la première semaine de votre arrivée.
Les formalités suivantes doivent être accomplies dans les premiers jours de votre arrivée :
- Enregistrement de votre nouveau lieu de résidence à l’ Einwohnermeldeamt. Veuillez noter que la réglementation concernant l’enregistrement requiert, non seulement que vous vous fassiez enregistrer dans votre nouvelle ville de résidence, mais aussi que vous fassiez état de votre changement d’adresse aux autorités de votre ancien lieu de résidence (c’est surtout important si vous déménagez au sein du territoire allemand). L’ Einwohnermeldeamt se trouve à la mairie (Rathaus).
- Enregistrement à l’Office pour les étrangers (Ausländerbehörden). Après leur arrivée, les universitaires invités doivent immédiatement se faire enregistrer à l’Office pour les étrangers compétent, de leur nouveau lieu de résidence en Allemagne. Cela vaut également pour les universitaires autorisés à entrer dans le pays, dans un premier temps sans visa. L’Office pour les étrangers établit le permis de séjour (Aufenthaltserlaubnis) requis. Lorsque vous vous rendrez à l’Office pour les étrangers, préparez-vous à rencontrer de longues files d’attente et un personnel quelque peu surmené. On vous demandera peut-être de fournir un certificat de santé établi par un médecin allemand. Un certificat de santé établi par un médecin étranger pourra être reconnu au cas par cas. Avant de prendre rendez-vous chez un médecin allemand, il est donc conseillé d’attendre que l’on vous demande expressément de produire un certificat de santé allemand. Les services sanitaires de nombreuses communes effectuent ce genre d’examen médical pour un prix modéré.
- Ouvrir un compte en banque (Girokonto) dans une banque, dans une caisse d’épargne (Sparkasse) ou dans un bureau de poste (Postbank). Pendant la durée de votre séjour, nous vous recommandons d’autoriser le prélèvement automatique pour le versement des cotisations mensuelles à votre caisse d’assurance maladie. Les banques, les Sparkassen et la Postbank offrent toutes des prestations de qualité similaire, mais leurs tarifs peuvent varier grandement. Veuillez vous assurer qu’une personne de la banque puisse vous conseiller personnellement et n’hésitez pas à demander des conseils à votre département d’accueil, à vos collègues ou au Bureau des Relations Internationales.
