formalités
Les premiers jours suivant votre arrivée, vous n’aurez pas beaucoup le temps de travailler à votre bureau ou au laboratoire. Il vous faudra régler une longue liste de formalités nécessaires. Vous aurez affaire aux fonctionnaires et employés de différentes administrations, à remplir une multitude de formulaires longs et compliqués et vous serez confronté(e), pour les différentes administrations, à des horaires d’ouverture divers et variés. Vous vous demanderez certainement, comme le font d’ailleurs beaucoup d’Allemands, pourquoi l’administration allemande est si compliquée et si pointilleuse. Si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise en allemand, il est préférable de demander à une personne de votre département d’accueil de vous accompagner pour les différentes démarches car le personnel administratif ne saura peut-être pas suffisamment bien parler anglais et encore moins français pour pouvoir vous aider. Avant de se rendre dans une administration, il est recommandé de se renseigner sur les horaires d’ouverture au public. Il est préférable que vous effectuiez les différentes démarches administratives pendant la première semaine de votre arrivée.
Les formalités suivantes doivent être accomplies dans les premiers jours de votre arrivée :
- Enregistrement de votre nouveau lieu de résidence à l’ Einwohnermeldeamt. Veuillez noter que la réglementation concernant l’enregistrement requiert, non seulement que vous vous fassiez enregistrer dans votre nouvelle ville de résidence, mais aussi que vous fassiez état de votre changement d’adresse aux autorités de votre ancien lieu de résidence (c’est surtout important si vous déménagez au sein du territoire allemand). L’ Einwohnermeldeamt se trouve à la mairie (Rathaus).
- Enregistrement à l’Office pour les étrangers (Ausländerbehörden). Après leur arrivée, les universitaires invités doivent immédiatement se faire enregistrer à l’Office pour les étrangers compétent, de leur nouveau lieu de résidence en Allemagne. Cela vaut également pour les universitaires autorisés à entrer dans le pays, dans un premier temps sans visa. L’Office pour les étrangers établit le permis de séjour (Aufenthaltserlaubnis) requis. Lorsque vous vous rendrez à l’Office pour les étrangers, préparez-vous à rencontrer de longues files d’attente et un personnel quelque peu surmené. On vous demandera peut-être de fournir un certificat de santé établi par un médecin allemand. Un certificat de santé établi par un médecin étranger pourra être reconnu au cas par cas. Avant de prendre rendez-vous chez un médecin allemand, il est donc conseillé d’attendre que l’on vous demande expressément de produire un certificat de santé allemand. Les services sanitaires de nombreuses communes effectuent ce genre d’examen médical pour un prix modéré.
- Ouvrir un compte en banque (Girokonto) dans une banque, dans une caisse d’épargne (Sparkasse) ou dans un bureau de poste (Postbank). Pendant la durée de votre séjour, nous vous recommandons d’autoriser le prélèvement automatique pour le versement des cotisations mensuelles à votre caisse d’assurance maladie. Les banques, les Sparkassen et la Postbank offrent toutes des prestations de qualité similaire, mais leurs tarifs peuvent varier grandement. Veuillez vous assurer qu’une personne de la banque puisse vous conseiller personnellement et n’hésitez pas à demander des conseils à votre département d’accueil, à vos collègues ou au Service de Relations Internationales.
Autres informations utiles concernant les comptes en banques :
- Pour ouvrir un compte courant, vous aurez besoin de votre passeport ou d’un justificatif d’identité équivalent.
- De nombreux instituts financiers vous établiront, contre des frais de gestion, une carte ( Scheckkarte) pour effectuer des retraits au distributeur automatique. Vous recevrez cette carte environ trois semaines après l’ouverture du compte. Cette carte vous permettra de retirer de l’argent aux distributeurs automatiques en utilisant un code secret (numéro d’identification personnel PIN), qui vous sera également envoyé. Si vous utilisez un distributeur automatique appartenant à votre banque, cette procédure est gratuite. Si vous utilisez le distributeur d’une autre banque, vous pourrez être facturé(e) d’une somme comprise entre 2 et 4 euros ;
- Pour régler vos factures, il est également possible de virer une somme d’argent sur un autre compte en banque en utilisant un formulaire de virement automatique (Überweisungsformular) ;
- Pour les versements de sommes fixes revenant de manière régulière, il est possible de prévoir un virement automatique (par exemple, pour le loyer) ;
- Pour le paiement de factures revenant à intervalles réguliers (par exemple, facture de téléphone, cotisations de l’assurance maladie, ou pour des paiements dont la somme est variable), il est possible pour le bénéficiaire d’un paiement de débiter votre compte automatiquement. Pour ce faire, il vous faut signer une autorisation de prélèvement automatique. Le formulaire nécessaire pour ce mode de paiement (Lastschrifteinzugsformular) est en général envoyé avec la première facture ;
Il faut également noter qu’en dehors de la Scheckkarte, nécessaire pour effectuer des paiements en utilisant votre code PIN, on pourra également vous proposer une carte Eurocard/Master Card. Il s’agit d’une carte de crédit intégrée dans le système Master Card et qui peut être utilisée dans le monde entier. Vous pouvez également utiliser cette carte pour effectuer un retrait au distributeur automatique. Des frais de gestion assez importants vous seront facturés, si vous utilisez la carte à cette fin.
